Domina las Etapas de Negocio en HubSpot: Las mejores prácticas para un proceso de ventas eficaz

El éxito de una estrategia de ventas se mide en gran parte por la eficacia del pipeline de ventas. Un pipeline saludable, meticulosamente planificado y gestionado, no solo asegura un flujo constante de leads, sino que también facilita una previsión de ventas precisa.

En este artículo, te guiaremos a través de las mejores prácticas para implementar las etapas ideales de negocios en HubSpot alineadas con tu equipo de ventas.

¿Qué son las Etapas de Negocio en HubSpot?

Primero, aclaremos qué son las etapas de negocio de HubSpot. HubSpot define las etapas de negocio como "los pasos en tu pipeline que indican a tu equipo de ventas que una oportunidad se está acercando al punto de cierre". Estas representan la base de tu proceso de ventas y ofrecen a ti y a tu equipo una visión clara y en tiempo real de la posición de cada trato en el embudo (video tutorial "Cómo crear pipelines en HubSpot)

Implementar las etapas de negociación en HubSpot es bastante sencillo; es el proceso de planificación el que generalmente requiere cierta colaboración del equipo y capacidad de reflexión. Para obtener detalles completos sobre cómo crear y personalizar las etapas de negociación de HubSpot, puedes consultar la guía oficial de HubSpot.

Mejores Prácticas para la Configuración y Optimización de las Etapas de Negocio en HubSpot

Los siguientes consejos y mejores prácticas están diseñados para ayudarte a comprender cómo debes proceder para configurar tus etapas de negocios para un embudo de ventas efectivo.

1) Define Tu Proceso de Ventas 

Entiende y define cada etapa del proceso de venta: Antes de sumergirte en las etapas de negocio, es esencial comprender el buyer's journey. Esto te permitirá alinear cada etapa de negocio con una fase específica de este recorrido.

Documenta el Proceso: Una vez que tengas una comprensión clara, documenta cada paso del proceso de ventas. Esto actúa como una hoja de ruta para tu equipo y garantiza que todos estén en la misma página.

Un error común que cometen muchos equipos de ventas es no alinear sus etapas de negocio con el buyer's journey. Cada etapa de tu proceso de ventas debe corresponder con un paso en el proceso de compra de tu cliente. Antes de establecer las etapas de negociación, esboza los pasos de tu proceso de ventas actual. Para cada paso, incluye detalles de cómo los prospectos llegan a cada etapa, qué herramientas de tu conjunto tecnológico se están utilizando, qué miembros del equipo interno están involucrados y cuál es la responsabilidad de cada miembro del equipo.

2) Personaliza las Etapas del negocio de tu pipeline

Utiliza las Etapas Predeterminadas como Punto de Partida: HubSpot ofrece etapas de negociación predeterminadas que actúan como un excelente punto de partida. Sin embargo, cada negocio es único, y es posible que necesites ajustar estas etapas según tus necesidades.
Evita la Complejidad: Si bien es tentador crear múltiples etapas para cubrir cada pequeño paso, es esencial mantener la simplicidad. Demasiadas etapas pueden complicar el proceso y dificultar el seguimiento.

Por defecto HubSpot incluye un pipeline de ventas con 7 etapas:

- Cita programada

- Calificado para la compra

- Presentación programada

- Propuesta aceptada

- Contrato enviado

- Cierre ganado

- Cierre perdido

3) Asocia las Etapas del Negocio con Porcentajes de Probabilidad

Refleja Expectativas Realistas: Estos porcentajes deben basarse en datos históricos y reflejar expectativas realistas sobre la probabilidad de cerrar un negocio en cada etapa.
Revisa Regularmente: El mercado, los clientes y las tácticas de ventas evolucionan. Por lo tanto, es crucial revisar y ajustar estos porcentajes regularmente para que sigan siendo precisos.

HubSpot por defecto asocia en el pipeline los siguientes porcentajes de probabilidad a cada una de sus etapas:

- Cita programada: 20%

- Calificado para la compra: 40%

- Presentación programada: 60%

- Propuesta aceptada: 80%

- Contrato enviado: 90%

- Cierre ganado: 100%

- Cierre perdido: 0%

4) Utiliza las Funciones de Automatización de HubSpot

Maximiza la Eficiencia: La automatización puede gestionar tareas repetitivas, permitiendo que tu equipo se concentre en actividades de mayor valor.
Mantén la Precisión: La automatización también reduce el riesgo de errores humanos, asegurando que los datos en tu CRM sean precisos y estén actualizados.

Dentro de cada etapa de negocio, HubSpot te permite automatizar acciones como la creación de tareas, notificaciones internas por correo electrónico y actualizaciones de propiedades. Una vez que identifiques las responsabilidades de los miembros del equipo en cada etapa, puedes optar por automatizar estas acciones.

5) Entrena a Tu Equipo

Uniformidad en el Proceso: Es esencial que todos los miembros del equipo tengan una comprensión uniforme de cada etapa y sepan qué se espera de ellos en cada punto.
Fomenta la Retroalimentación: La formación debe ser bidireccional. Anima a tu equipo a compartir sus opiniones y feedback sobre las etapas de negociación.

6) Utiliza las Herramientas de Análisis de Ventas de HubSpot

Revisa de forma regular el rendimiento. Utiliza las herramientas analíticas para obtener una visión clara del rendimiento de tu embudo de ventas. (video tutorial "como crear informes del pipeline)
Adapta y Ajusta: Basándote en los datos, identifica áreas de mejora y realiza ajustes en tu proceso de ventas según sea necesario.

7) Revisa y Actualiza Regularmente las Etapas de Negociación

Adapta los Cambios: El mundo de las ventas es dinámico. Es esencial revisar y ajustar tus etapas de negocios regularmente para reflejar cualquier cambio en tu proceso de ventas o en el comportamiento del cliente.

Por ejemplo, supongamos que las oportunidades permanecen demasiado tiempo en una etapa de negocio en particular sin ninguna acción y descubres que los prospectos a menudo se vuelven inactivos. Incluir una nueva etapa de negocio, o quizás solo una nueva tarea de ventas dentro de la etapa existente, ayudará a mantener las cosas en movimiento.

También es posible que descubras que los negocios se mueven de etapa a etapa a una tasa mucho más alta o baja de lo previsto. Si ese es el caso, puedes obtener una previsión más precisa ajustando los porcentajes de probabilidad de cierre en cada etapa.

Confiamos que todos estos consejos te resulten de utilidad pero, si necesitas ayuda, no dudes en conectar con nosotros. Estaremos encantados de recibirte en Sneakerlost.